Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?
Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.

Gotówkowe rozliczenia pieniężne. Ewidencja obrotu gotówki.

gotówka

 

W niniejszym artykule zajmiemy się ewidencją środków pieniężnych znajdujących się w kasie (ewidencją gotówki), czyli  rozliczeniem gotówkowym pomiędzy przedsiębiorstwami oraz pomiędzy przedsiębiorstwem, a osobami fizycznymi.

Najpierw wyjaśniam w nim na czym polega obrót gotówką. Potem odpowiem na pytanie: Jak księgować gotówkę i obroty gotówki na kontach teowych?

Opiszę również z czego wynikają takie księgowania obrotu gotówki.

Obrót gotówkowy polega na uiszczaniu zobowiązań i przyjmowaniu należności poprzez wręczanie znaków pieniężnych lub surogatu pieniądza w postaci np. czeku lub rozliczaniu się za pomocą karty płatniczej.

Rozliczenia danego podmiotu gospodarczego z innymi przedsiębiorstwami (podobnie jak z osobami fizycznymi) może odbywać się w formie gotówkowej lub bezgotówkowej. Według artykułu 13 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 19.11.1999r. przedsiębiorstwa muszą dokonywać transakcji za pomocą rachunku bankowego między sobą gdy jednorazowo przekazywana jest kwota o wartości ponad 3000 Euro. Natomiast jeśli suma wartości zobowiązań i należności  pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami w poprzednim miesiącu przekraczała równowartość 10 000 Euro, przedsiębiorstwa mają obowiązek dokonania płatności za pomocą banku gdy przekroczona jest kwota 1000 Euro.  Oznacza to, że stosowanie rozliczeń gotówkowych pomiędzy różnymi przedsiębiorstwami jest ograniczone.

Rozliczenie gotówkowe pomiędzy przedsiębiorstwami jest objęte limitem.

Limit ustala się według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Rozliczenie gotówkowe realizowane jest przez kasjera. Ponosi on pełną odpowiedzialność materialną za stan gotówki w kasie i za prawidłowość przeprowadzonych operacji kasowych. Rozliczenie gotówki odbywa się za pośrednictwem kasy.

W każdej firmie powinny być ustalone procedury wpłacania gotówki do banku i dopuszczalny stan gotówki w kasie. Kasjer nie powinien przechowywać większej gotówki od tej ustalonej kwoty, ze względu na niebezpieczeństwo związane z przekazywaniem gotówki do banku. Ponadto powinna być ustalona minimalna ilość gotówki, którą zostawia się w kasie, po dokonaniu wpłaty do banku. Kwotę tą ustala się by kasjer dysponował gotówką wystarczającą do wydawania reszty.

Ewidencja operacji gospodarczych związanych z rozliczeniami gotówkowymi odbywa się na koncie Kasa.

Wpłaty gotówkowe są dokonywane na podstawie dowodów KP (kasa przyjmie).

Wypłaty gotówkowe odbywają się na podstawie dokumentów źródłowych lub dokumentu KW (kasa wypłaci).

Dowodami źródłowymi na podstawie których możemy stwierdzić obrót gotówką są również następujące dokumenty: faktury gotówkowe opłacone gotówką, listy płac, wnioski o zaliczki, pokwitowane przez bank dowody wpłat własnych, Polecenie Wypłaty Gotówki czyli PWG. KW jest wystawiany w przypadku braku innego dowodu źródłowego.

Wszystkie operacje gotówkowe powinny być ujęte w raportach kasowych, które są dokumentami wtórnymi- zbiorczymi. 

Raporty kasowe powinny być wykonywane na koniec każdego dnia, ale dopuszczalne są również dłuższe okresy. Częstość ich wykonywania zależy od rodzaju i potrzeb przedsiębiorstwa. W handlu detalicznym zwykle są sporządzane znacznie częściej niż w hurtowym np. przy każdorazowej zmianie kasjera, tzn. nawet częściej niż jeden raz dziennie.

Okresy obejmowane jednym raportem kasowym mogą trwać znacznie dłużej np. jeden tydzień czy np. 10 dni. Niedopuszczalne są okresy trwające  dłużej niż jeden miesiąc. Niedozwolone jest  również obejmowanie jednym raportem kasowym przełomu dwóch miesięcy. Bez względu na długość tych okresów, na koniec każdego miesiąca musi być sporządzony raport kasowy.

Niezależnie od tego dokonuje się spisu z natury gotówki w Kasie w  dniu kończącym rok obrotowy i przy każdorazowej zmianie kasjera.

Jak pisałam powyżej, do obrotów gotówkowych zaliczamy również płatności dokonywane czekami gotówkowymi  i kartami płatniczymi. Do obrotów gotówkowych ujętych w raporcie kasowym doliczana jest również gotówka pobrana z rachunku bieżącego przy użyciu czeku gotówkowego oraz realizowana za pomocą kart płatniczych.

Do ewidencjonowania środków pieniężnych służą konta zespołu pierwszego.

Ewidencja obrotu gotówkowego prowadzona jest na koncie „Kasa”, które należy do tego zespołu kont.

Jak wiemy gotówka należy do aktywów. Zatem jej saldo początkowe znajduje się po stronie Wn. Wiemy, że wzrost każdego rodzaju aktywów księgowany jest po stronie Wn (Dt) danego konta, zaś jego zmniejszenie po stronie Ma (Cr). Zgodnie z tą zasadą wszelkie wpływy gotówki księgowane są po stronie Wn (Dt), a wszystkie jej rozchody księguje się po stronie Ma (Cr).

Po stronie Wn księguje się również stwierdzone nadwyżki, po stronie Ma księguje się stwierdzone niedobory gotówki.

Operacje gospodarcze powodujące zmianę stanu gotówki w kasie to np.:

  1. Pobranie gotówki z banku do kasy na podstawie czeku gotówkowego własnego. Księgowanie na podstawie wystawionego  przez kasjera dokumentu KP.
  2. Wpłata do kasy utargów ze sprzedaży na kasie fiskalnej- dowód zbiorczy w postaci raportu kasowego z kasy fiskalnej.
  3. Wpływ należności od odbiorcy, który zakupił coś za gotówkę- dowodem księgowym jest faktura gotówkowa.
  4. Wpływ należności od odbiorcy, który zakupił coś wcześniej na fakturę przelewową. Księgowanie na podstawie wystawionego  przez kasjera dokumentu KP.
  5. Opłacenie gotówką faktur za koszty działalności przedsiębiorstwa takie jak np:
    Wypłata wynagrodzenia pracownikowi.
      • Wypłata wynagrodzeń pracownikom.
      • Wypłata zaliczki pracownikowi.
      • Opłata za czynsz.
      • Opłata za usługi obce np. malowanie biura sprzedaży.
      • Opłata za energię elektryczną.
  6. Wypłata wynagrodzenia pracownikowi.
  7. Pobranie zaliczki z Kasy przez pracownika.
  8. Spłacenie wcześniej zaciągniętych zobowiązań wynikających z wcześniejszych zakupów na fakturę przelewową.
  9. Rozliczenie zaliczki- pracownik w delegacji wydał więcej niż wynosiła pobrana zaliczka.
  10. Rozliczenie zaliczki- pracownik w delegacji wydał mniej  niż wynosiła pobrana zaliczka.

Jak księgować wpłaty i wypłaty gotówki?


pięć banknotów o wartości 100 zł każdy

W przypadkach przedstawionych w punktach 1, 2, 3, 4, 10 ilość gotówki w kasie rośnie. Wiemy już, że gotówka w Kasie należy do aktywów, dlatego na koncie Kasa operacje te księgowane są po stronie aktywnej tzn. Wn (Dt).

W przypadku operacji 1 (pobranie gotówki z banku do Kasy) maleje nam ilość środków pieniężnych na rachunku bieżącym. Jak wiemy są to również aktywa, dlatego zmniejszenia ich zapisujemy po stronie Cr (Ma). Jest to zatem operacja aktywno- aktywna. Jedne aktywa (gotówka w Kasie) rosną, drugie aktywa (środki na rachunku bieżącym maleją). Suma bilansowa pozostaje bez zmian.

W przypadku operacji 2 i 3 mamy do czynienia z przychodami ze sprzedaży. Oczywiście takie księgowanie występuje tylko w przypadku sprzedaży nieowatowanej lub gdy nie jesteśmy płatnikiem VAT. W przypadku gdy jesteśmy płatnikiem VAT, na koncie przychodów księgujemy wartość netto, a VAT księgujemy po stronie Ma na koncie "Rozrachunki z tytułu VAT" jako VAT należny. Do Kasy wpływa wartość sprzedaży brutto.

VAT należny jest zobowiązaniem względem Urzędu Skarbowego, a przychody zwiększają nam wartość wyniku finansowego, dlatego jest to operacja aktywno- pasywna rosnąca. Rosną nam aktywa w postaci gotówki w kasie oraz wynik finansowy, na skutek pojawienia się przychodu. W przypadku gdy jesteśmy płatnikiem VAT, wzrasta nam również zobowiązanie względem Urzędu Skarbowego, które również jest jednym z pasywów. Suma wartości netto i VAT, jest równa wartości brutto, czyli wpłacie do Kasy. W obu przypadkach suma wartości księgowań po stronie Ma jest zatem równa księgowaniu po Wn, co jest zgodne z prawem podwójnego zapisu.

W przypadku operacji 4, po Ma maleją nam należności od odbiorcy, które są aktywami, rośnie zaś (po Wn) gotówka w Kasie. Pomimo, że suma bilansowa pozostaje bez zmian, jest to bardzo korzystna dla nas operacja, ponieważ gotówka może znaleźć się w dalszym obrocie.

 

Zwróćmy uwagę na fakt,  że wpływ pieniędzy na wcześniej wystawioną fakturę (operacja 4) nie jest związany z przychodami. Przychód wystąpił wcześniej (w momencie pojawienia się faktury sprzedażowej). Natomiast operacja 2 i 3 jest związana z pojawieniem się przychodu. Dlaczego? Ponieważ dowodem księgowym jest tutaj faktura sprzedaży. Jednocześnie jest to dowód sprzedaży. Należy więc zauważyć, że same obroty gotówkowe związane ze sprzedażą nie muszą być związane z przychodami. Przychód powstaje w momencie księgowania transakcji sprzedaży. W przypadku faktury gotówkowej sprzedaży moment sprzedaży pokrywa się z momentem wydatku gotówki.

W przypadkach przedstawionych w punktach 5, 6, 7, 8, 9  ilość gotówki w kasie maleje. Ponieważ gotówka należy do aktywów jej zmniejszenia na koncie Kasa księgowane są po stronie przeciwnej czyli Ma (Cr).

Księgowanie faktury gotówkowej związanej z kosztami przedsiębiorstwa. Z jednej strony powoduje księgowanie zmniejszenia gotówki, z drugiej księgujemy koszt. Jest to operacja aktywno- pasywna zmniejszająca. Suma bilansowa maleje.

Ponieważ gotówka ulega zmniejszeniu, księgujemy ją po Ma jak każde zmniejszenie aktywa. Koszt natomiast ma charakter aktywa, ponieważ  powoduje zmniejszenie wyniku finansowego, który jest jednym z pasywów. Zatem księgowanie odbywa się po stronie Wn odpowiedniego rodzaju kosztu (w zależności od rodzaju faktury). W tym wypadku mamy do czynienia z kosztem, ponieważ księgujemy zakup. Moment wydatku pokrywa się z momentem zakupu.

 

[Zapraszam do przeczytania innych zagadnień ujętych na tej stronie. Do większości artykułów można przejść poprzez "Spis treści" znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany został w postaci linków do nich. Większość zadań i testy ujęte są osobno, na górze strony.

Zapraszam, szczególnie osoby rozpoczynające naukę rachunkowości, do korzystania z wszystkich artykułów "po kolei", zgodnie ze spisem treści, gdyż na tej stronie tłumaczę rachunkowość "krok po kroku".

Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]

Rozliczenia danego podmiotu gospodarczego z innymi przedsiębiorstwami może odbywać się w formie gotówkowej lub bezgotówkowej. Wg. artykułu 13 ust.1 pkt.1 ustawy z dnia 19.11.1999r. przedsiębiorstwa muszą dokonywać transakcji za pomocą rachunku bankowego między sobą gdy jednorazowo przekazywana jest kwota o wartości ponad 3000 Euro. Natomiast jeśli suma wartości zobowiązań i należności  pomiędzy dwoma przedsiębiorstwami w poprzednim miesiącu przekraczała równowartość 10 000 Euro, przedsiębiorstwa mają obowiązek dokonania płatności za pomocą banku gdy przekroczona jest kwota 1000 Euro.  Oznacza to, że stosowanie rozliczeń gotówkowych pomiędzy różnymi przedsiębiorstwami jest ograniczone.