Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.
Osobom rozpoczynającym naukę rachunkowości polecam artykuł Zasada równowagi bilansowej. Dlaczego aktywa są równe pasywom? oraz artykuł Co to jest zysk?. Tych, którzy mają jakieś problemy ze zrozumieniem: Dlaczego zobowiązania są pasywami i dlaczego należności są aktywami zapraszam do artykułu Zobowiązania, a należności. Gdzie występują w bilansie?
Studentom i osobom, które chcą w jak najkrótszym czasie dowiedzieć się: "Na czym polega księgowanie?""Co trzeba wiedzieć żeby szybko nauczyć się rachunkowości?", polecam artykuł z rozdziału XI Po której stronie Wn czy Ma? Najważniejsze zasady księgowania, gdzie znajduje się streszczenie wcześniejszych artykułów. Przedstawiam w nim zasady jakimi musimy się kierować w momencie księgowania i tłumaczę z czego one wynikają. Polecam naukę po kolei wg. Spisu treści. Poruszam również inne tematy. Szczególnie polecam serię artykułów dotyczących OCEM w rozdziale XIII.

Jak księgować zakup materiału i jego przyjęcie na stan magazynu?

przyjęcie materiałów na stan magazynu

Link do zadania dotyczącego tego tematu: Jak księguje Pz i fakturę podmiot zwolniony z VAT?- zadanie.

Dokumentem stwierdzającym zakup materiałów jest faktura VAT. Natomiast na stan magazynu materiały przyjmujemy na podstawie PZ.

Do tej pory w naszych rozważaniach zakładaliśmy, że przyjęcie materiału odbywa się w chwili wykonania zakupu. W rzeczywistości jednak operacje te mogą wystąpić w różnym czasie. 

Dlatego wprowadzono konto „Rozliczenie zakupu”. Jak sama nazwa wskazuje jest to konto rozliczeniowe. Służy do rozliczenia zakupu. Umożliwia ono ujęcie faktur i dostaw w różnych terminach.

W ustawie o rachunkowości nie mamy stwierdzenia, że każde przedsiębiorstwo musi posiadać w swojej ewidencji księgowej konto "Rozliczenie zakupu". Postępując zgodnie ze wszystkimi zasadami przyjętymi w rachunkowości, powinniśmy je jednak wprowadzić, gdy zdarza nam się, że faktury i dostawy nie są przyjmowane w przedsiębiorstwie w tym samym czasie.

Nie zawsze przyjmujemy materiały w cenach rzeczywistych. W wielu przedsiębiorstwach przyjmowane one są w stałych cenach ewidencyjnych.

W przedsiębiorstwach w których stosujemy stałe ceny ewidencyjne, takie konto jest niezbędne do rozliczenia zakupów. Ten temat będzie opisany w następnych artykułach. Na razie zajmijmy się samym księgowaniem na to konto.

Zastanówmy się jakie zmiany w aktywach i pasywach powoduje przyjęcie faktury przelewowej od dostawcy.

Przyjęcie faktury przelewowej związane jest ze zobowiązaniem przedsiębiorstwa do uiszczenia opłaty za nią w terminie, który jest zapisany na fakturze. Oczywiście wraz z fakturą może być dostarczony towar, materiał czy usługa. Jeżeli jednak najpierw do przedsiębiorstwa wpływa faktura, musimy ją zarejestrować.

Ponieważ powoduje ona zobowiązanie przedsiębiorstwa do zapłaty, ewidencjonowana jest na koncie „Rozrachunki z dostawcami”.

Zobowiązanie jest jednym z pasywów, dlatego fakturę zapisujemy na tym koncie po stronie Ma. Po stronie przeciwnej (Wn) rejestrujemy ją na koncie „Rozliczenie zakupu”.

Zapis tej transakcji umieszczony jest poniżej na kontach teowych.

Zapis przyjęcia faktury przelewowej do dostawcy na kontach teowych:

 

Przyjęcie materiału od dostawcy powoduje wzrost materiału na stanie magazynu.

Ponieważ materiał jest jednym z aktywów, zapisujemy go po stronie Wn konta „Materiały”. Po stronie przeciwnej (Ma) rejestrujemy ją na koncie „Rozliczenie zakupu”.

Zapis tej transakcji umieszczony jest poniżej na kontach teowych.

Zapis przyjęcia materiałów do magazynu na kontach teowych.

 

Z artykułu „Ewidencja faktur” wiemy, że materiały są zapisywane na stanie w cenie netto, zatem w celu ułatwienia rozważań zakładam, że są one zwolnione z VAT.

Przy tym założeniu, jeżeli te dwa zapisy dotyczą tego samego zakupu i dostawy oraz materiały są przyjęte w cenie rzeczywistej i gdy nie ma żadnych błędów z wystawionej Pz i na fakturze, wartość materiału jest równa wartości naszego zobowiązania.

Zwróćmy uwagę na to, że na koncie „Rozliczenie zakupu” zakup materiału został całkowicie rozliczony.

Sytuacja taka jest przedstawiona poniżej:

 

Gdzie x jest wartością rzeczywistą przyjętego materiału, równą wartości ujętej na fakturze.

Zastanówmy się co się stanie, gdy na koniec okresu rozliczeniowego na stanie tego konta pozostanie nam nierozliczona faktura i kiedy taka sytuacja wystąpi?

Jeżeli mamy taką sytuację, oznacza to, że zarejestrowaliśmy fakturę, ale nie wystawiliśmy Pz. Zatem do naszego przedsiębiorstwa dotarła już faktura, ale towaru jeszcze nie mamy na stanie. Mamy wtedy do czynienia z tzn. „materiałem w drodze”. Konto Rozliczenie zakupu wykazuje wtedy saldo debetowe (Dt, Wn).

Gdy taka sytuacja wystąpi na dzień bilansowy, „materiał w drodze” przeksięgowujemy na zapas materiału, ponieważ wiemy, że za jakiś czas otrzymamy ten materiał i będziemy go mogli zaksięgować. Na drugi dzień to przeksięgowanie oczywiście musimy cofnąć, a księgowanie wykonujemy w chwili wystawienia Pz i przyjęcia materiału na stan przedsiębiorstwa.

Możemy mieć również do czynienia z sytuacją odwrotną tzn. taką gdy materiał mamy już na stanie naszego magazynu, a brakuje nam jeszcze faktury. W takim wypadku materiał nie został jeszcze rozliczony na koncie „Rozliczenie zakupu”, bo w celu rozliczenia czekamy jeszcze na fakturę. Na koncie „Rozliczenie zakupu” występuje saldo kredytowe (Cr, Ma).

Takie saldo oznacza „dostawy niefakturowane”.

Gdy taka sytuacja wystąpi na dzień bilansowy, „dostawy niefakturowane” przeksięgowujemy na zobowiązania z tytułu dostaw, ponieważ wiemy, że za jakiś czas otrzymamy fakturę od kontrahenta i będziemy mogli ją zaksięgować. Na drugi dzień to przeksięgowanie oczywiście musimy cofnąć. Właściwego księgowania faktury dokonujemy dopiero po otrzymaniu faktury.

Należy również wspomnieć, że konto „Rozliczenie zakupu” na dzień bilansowy może wykazywać zarówno saldo kredytowe (które wynika z dostaw niefakturowanych), jak i saldo debetowe (wynikające z „materiału w drodze”). W takim wypadku zgodnie z zasadą „zakazu kompensat” nie mamy prawa kompensowania tych sald między sobą. Materiały w drodze, tylko na czas sporządzania bilansu, muszą zostać przeksięgowane na konto "Materiały", a dostawy niefakturowane na konto "Rozrachunki z dostawcami. Na początku kolejnego roku robimy odwrotne przeksięgowanie, czyli wracamy do stanu rzeczywistego.

Jeszcze raz podaję link do zadania, gdzie można przećwiczyć teorię ujętą w tym artykule: Jak księguje Pz i fakturę podmiot zwolniony z VAT?- zadanie.

 

[Zapraszam do przeczytania innych zagadnień ujętych na tej stronie. Do większości artykułów można przejść poprzez "Spis treści" znajdujący się na tej stronie w lewym górnym rogu. Napisany został w postaci linków do nich. Większość zadań i testy ujęte są osobno, na górze strony.

Zapraszam, szczególnie osoby rozpoczynające naukę rachunkowości, do korzystania z wszystkich artykułów "po kolei", zgodnie ze spisem treści, gdyż na tej stronie tłumaczę rachunkowość "krok po kroku".

Informuję również, że strona cały czas jest jeszcze uzupełniana. Docelowo będzie zawierała kompendium wiedzy potrzebnej do uzyskania dyplomu w zawodzie technika rachunkowości.]